Что нужно для проведения мероприятия?

Предположим, вам предстоит интересная и ответственная задача – организовать деловое мероприятие. Рационально оценив свои силы, вы убедились, что вполне можете самостоятельно подготовить небольшое мероприятие (круглый стол, пресс-конференция, презентация, семинар и т.п.).

Вы выбрали формат мероприятия, определились со спикерами и поняли, кого хотели бы видеть в качестве участников. Теперь самое время выбрать место проведения этого события. Ведь удачный подбор площадки во многом характеризует успех задуманного.

Мы подготовили чек-лист, чтобы вы могли свериться и убедиться, что учли все факторы.

 

Уточняем характеристики площадки

1. Во-первых, стоит позвонить администратору и проверить, свободна ли площадка в тот день и время, когда вам необходимо. Есть ли возможность забронировать заранее.
2. Если вы проводите деловое мероприятие в выходной день, то убедитесь заранее, что площадка работает по выходным.
3. Центральное расположение и близость к метро, обеспечивает удобство для участников, так как позволяет быстро добраться до места, даже если в городе пробки.
4. В то же время, в центре города часто бывает сложность с парковкой, особенно в дневное время по будням. Большим плюсом площадки будет наличие парковки на территории.
5. Если территория имеет пропускной режим или парковка платная, следует предупредить участников мероприятия.
6. Договоритесь заранее о проезде транспорта организаторов, возможности погрузки-разгрузки
7. Проверьте необходимость в дополнительных знаках навигации, в случае, если территория имеет несколько корпусов и проездов. Можно составить план-схему для участников и выделить волонтера, который будет направлять гостей мероприятия.
8. Важно, чтобы помещения площадки соответствовали требованиям пожарной безопасности, имелась в наличии аптечка.

Проверяем техническое оснащение 

1. Проверьте наличие и работу оборудования за несколько дней до и ещё раз утром в день мероприятия.

Из техники вам понадобится:

• экран с проектором (лучший вариант – это сенсорный экран, на котором можно не только взаимодействовать с презентацией, но и оперативно выводить любую информацию),
• микрофон-петличка для спикера,
• два радиомикрофона для вопросов,
• ноутбук или возможность подключить свой
• кликер-указка,
• звуковое оборудование,
• фотоаппарат и видеокамера.

2. Обычно на площадке, специализирующейся на проведении мероприятий, есть администратор-координатор и сотрудник, отвечающий за корректную работу техники. Познакомьтесь с ними заранее, чтобы оговорить все моменты.

3. Удостоверьтесь, что на площадке есть хороший WiFi, выдерживающий большие нагрузки. Когда на мероприятии много людей, качество и скорость беспроводного интернета должны быть стабильны.

4. Установите зарядную станцию или подготовьте место, где гости смогут зарядить телефоны. Запаситесь несколькими типами зарядных устройств.

Комфорт гостей на площадке

1. В случае проведения деловых мероприятий выбирайте площадку с хорошим освещением, т.е. достаточным количеством светильников. По яркости искусственный свет должен быть максимально приближен к дневному свету.
2. На площадке должно быть не холодно и не жарко. Наличие хорошей вентиляции обеспечит приток свежего воздуха, а кондиционеры и отопительные приборы позволят отрегулировать температуру в помещениях.
3. Выбирайте нужные залы на площадке, ориентируясь на количество посадочных мест. Лучше выбрать зал с чуть большей вместимостью, чем количество планируемых участников.

4. Удобные стулья позволят обеспечить комфорт вашим гостям. Некоторые мероприятия предполагают использование трибун и столов, проверьте их наличие на площадке.

5. Если на площадке есть небольшие переговорные комнаты, это позволит устроить камерное мероприятие или провести конфиденциальные встречи

6. Чистота помещений и в частности санузлов, наличие мыла, туалетной бумаги, полотенец – залог комфорта всех участников мероприятия. Необходимо, чтобы было достаточное количество мусорных урн и они регулярно опустошались. Поэтому удобно, когда на площадке постоянно работает команда уборщиц.

7. Необходимо, чтобы у посетителей был доступ к чистой питьевой воды. Идеально, если есть краны с фильтрованной водой, но если устанавливаются кулеры, то нужно следить за наличием в них воды. Должно быть достаточное количество одноразовых стаканчиков для холодной или горячей воды.

8. Дополнительно на площадке могут находится: чайники, кофе-машина, микроволновка, холодильник, кофейные автоматы или автоматы по продаже снеков.

9. Отдельно следует подумать об организации кофе-брейков во время сбора гостей и на перерывах. Удобно, если площадка предоставляет чай, кофе, снэки, а также имеет в партнерах кейтеринг-компании.

10. Если мероприятие планируется на целый день, важно предусмотреть перерыв на обед. Если нет возможности обеспечить питание участников на площадке (пригласить кейтеринг), узнайте о наличии поблизости недорогих и вкусных заведений общепита.

11. Хорошо, если на площадке есть места, где люди могут посидеть и пообщаться в спокойной обстановке.

12. Удобно, когда есть гардероб, в котором можно оставить верхнюю одежду. Особенно это актуально в холодное время года.

13.Хорошим бонусом станут имеющиеся блокноты, ручки и карандаши, которые могут потребоваться вашим гостям, даже если вы решите не делать собственную брендированную продукцию.

Координация и дополнительные возможности

1. Дополнительным преимуществом будет наличие большого опыта работы сотрудников площадки на мероприятиях различного формата: от камерных встреч до фестивалей. Это позволит избежать неожиданностей и оперативно решить вопросы, которые могут возникнуть в ходе мероприятия.
2. Для координации мероприятия выделите ответственных людей из своей команды или воспользуйтесь помощью сотрудников площадки. Для дополнительной помощи можно пригласить к участию волонтеров.
3. Узнайте о возможностях брендирования площадки: размещения пресс-волов и роллапов, буклетов, листовок и другой брендированной продукции.
4. Если место проведения мероприятия достаточно известное в городе и регулярно организует, то это может обеспечить дополнительный трафик на мероприятие.
5. Дополнительная информационная поддержка от площадки также не будет лишней. Вы можете обсудить размещение анонсов на сайте в соцсетях, упоминание в рассылках.
6. Если у площадки есть возможность, помимо видеозаписи, сделать видеотрансляцию вашего мероприятия – это несомненное преимущество.